Claves para implementar un ERP

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Un proyecto de implementación de ERP implica inversión de tiempo, dinero y recursos humanos y económicos. La decisión de crecer y acompañar ese crecimiento con información oportuna y actualizada es estratégica. Sin embargo, el mejor software ERP puede fallar si no se tienen en cuenta una serie de variables a la hora de la implementación en una organización.

Clave 1. El alcance

Plantearse el cambio o la incorporación de un ERP requiere un consenso del alcance que se espera de la solución con los principales líderes de cada área y lo que se espera que la incorporación de la solución mejore en la organización. Esto debe hacerse preferentemente antes de buscar proveedores y sistemas.

Clave 2. El plan

En primer lugar, es muy importante planificar las actividades, el tiempo que demandarán y las eventuales contingencias que puedan surgir. Esta visión de las tareas a realizar es necesaria para que el grupo implementador disponga del tiempo suficiente para cumplir con ellas en los plazos establecidos y de acuerdo a sus posibilidades. Es importante dividir las tareas y el tiempo en forma realista y en etapas para visualizar con claridad los pasos a dar y objetivos a lograr.

Clave 3. El equipo

Un proyecto de implantación de ERP es una conjunción de procesos, software y personas. Un sistema ERP requiere el trabajo conjunto de dos equipos: los consultores y los usuarios. Definir uno o varios líderes para guiar al equipo implementador redundará en mejores resultados y un mayor aprovechamiento del tiempo.

Clave 4. Las métricas

Como todo proyecto, la implementación implica la redacción de un plan de proyecto que debe contener fases para su cumplimiento. Es ideal establecer un parámetro medible del grado de avance y cumplimiento de cada etapa planificada para dar un adecuado seguimiento al plan y detectar eventuales desvíos.

Clave 5. Con todos

La incorporación de un sistema, como cualquier cambio, puede generar inquietud e incertidumbre entre los colaboradores. Se recomienda conversar con ellos, reconocer sus opiniones, incentivar su participación en el proyecto con la finalidad de lograr su compromiso y cooperación en el proyecto.

Clave 6. Nos necesitamos

El equipo implementador requiere de al menos dos partes, los directivos de la empresa y la consultora que llevará adelante el proyecto. La falta de compromiso y apoyo de la dirección puede poner en riesgo el proceso de implementación. Generar un buen clima de trabajo es responsabilidad de todo el grupo, pero principalmente de la dirección.

Clave 7. La Capacitación

La implementación de un ERP implica incorporar nuevas formas de realizar el trabajo. La capacitación sobre el uso del sistema contribuye a que los empleados se sientan confiados al momento de operar el softwares. Un adecuado entrenamiento, mejora la percepción de los beneficios del cambio.

Clave 8. El beneficio

Los empleados serán los que trabajarán diariamente con el sistema nuevo. Es importante transmitirles los motivos del cambio, los beneficios que obtendrán la empresa y ellos mismos en su tarea cotidiana.

Clave 9. La resistencia

Como todo proceso de cambio, implementar un ERP puede genera resistencias en la organización. Prestar atención a los temores y las dudas de los empleados es tarea de la dirección y el equipo implementador.

Clave 10. El futuro

Pensar en el futuro de la empresa ayuda a evaluar con anticipación cuáles son las posibilidades que ofrece la empresa elegida en el proceso de crecimiento, entender los alcances del software evaluado, así como los costos adicionales que pueden acarrear los cambios o modificaciones futuras son temas que es imprescindible evaluar para implementar exitosamente una solución de ERP.

El Equipo de implementadores y la dirección de Penta Consulting S.A. aplican las mejores prácticas de implementación de ERP para asegurar que los proyectos alcancen el éxito.